Die Idee zu diesem Beitrag entstand in einer Beratungssituation, die mir so in meiner Arbeit mit Führungskräften im Gesundheitswesen immer wieder begegnet: Ob Arztpraxis, Pflegeeinrichtung oder Krankenhaus – über Jahre hinweg laufen Team- bzw. Dienstbesprechungen fast von selbst – oft dank erfahrener Mitarbeitender, die Organisation und die Moderation sehr routiniert übernehmen. Und dann kann kommt es zu einem Bruch:
- Entweder weil diese Schlüsselperson das Team verlässt z.B. in den Ruhestand gehen. Dann zeigt sich plötzlich ein Vakuum: Wer sorgt jetzt für Struktur, klare Themen und guten Informationsfluss?
- Oder neue Mitarbeitende kommen in das Team und fühlen sich nicht ausreichend eingebunden. Warum? Gerade die Gen Z (aber auch wir Yer) legen wert auf Beteiligung.
Oft wird unterschätzt, dass Dienstbesprechungen viel mehr sind als bloße Organisation. Sie sind ein starkes Führungsinstrument, um direkt mit dem Team in Kontakt zu treten und die Rolle als Leitung sichtbar auszufüllen. Auch wenn die Moderation delegiert werden kann, bleibt es Führungsaufgabe, den Rahmen zu setzen und präsent zu sein.
In diesem Blogbeitrag zeige ich, wie zeitgemäße Dienstbesprechungen klar strukturiert, effizient und im Sinne eines guten Arbeitsklimas gestaltet werden können.
1. Klare Zielsetzung bei Dienstbesprechungen:
Jede Dienstbesprechung braucht ein klares Wozu.
Bevor die Sitzung angesetzt wird, sollte klar sein: Worum geht es?
A) Entscheidungen treffen: Wie gestalten wir die Urlaubsvertretung im Sommer?
B) Sachinformationen austauschen: Welche Informationen sind für das gesamte Team relevant?
C) Ideen sammeln oder Feedback einholen: Welche drei Maßnahmen könnten unsere Teamkommunikation verbessern?
D) Reflexion: Was lief gut? Wo klemmt es? Im Sinne einer guten Fehlerkultur: Machen Sie die Dinge zum Thema bevor sie zum großen Thema werden.
E) Kultur (Teamgefühl, Wertschätzung): Worauf können wir heute als Team stolz sein – einfach, weil wir so arbeiten, wie wir es tun?
Praxis-Tipp:
Um den Rahmen zu setzten reicht ein Satz zu Beginn: „Heute schauen wir, wie wir die Urlaubsvertretung im Sommer organisieren?“
Kommunizieren Sie gleich zu Beginn, was nicht zur Diskussion steht: „Folgende Eckpunkte sind (gemäß Dienstvereinbarung) gesetzt und stehen nicht zur Diskussion.“
Der Fokus der Aufmerksamkeit beeinflusst Denken, Fühlen und Handeln. Im Stress des Alltags geht es manchmal unter, sich auf Erfolge zu fokussieren. Bauen Sie das Element der Kultur-Fragen in Ihre Standard-Dienstbesprechung als festen Baustein mit ein. Das hebt die Stimmung.
2. Einladung mit durchdachter Tagesordnung: Wer muss bei der Dienstbesprechung dabei sein?
Laden Sie gezielt nur die relevanten Personen zur Teambesprechung ein. Eine klare Tagesordnung bzw. Agenda hilft, die Zeit sinnvoll einzuteilen.
- Begrüßung & Zielsetzung (5 Min)
- Wichtige Updates & Informationen (10 Min)
- Diskussion & Entscheidungen (z.B. zur Urlaubsfrage) (15 Min)
- Kultur: Worauf können wir in der letzten Woche Stolz sein? (10 Min)
- Aufgabenverteilung & nächste Schritte (5 Min)
Praxis-Tipp:
Wiederkehrende Routinen reduzieren die Komplexität des Alltags. Aber regelmäßig sollte überprüft werden, ob der Rhythmus der Dienstbesprechungen noch sinnvoll ist.
- Braucht es einen kürzeren Abstand, dafür kürzere DBs?
- Nehmen wir die Kulturfragen besser 1x im Monat in den Blick statt wöchentlich?
Sie kennen Ihr Team am Besten. Starten Sie zunächst mit einer klar geplanten Struktur. Gestatten Sie sich aber auch Anpassungen. Strukturiertes Arbeiten bedeutet auch, ineffiziente Muster zu erkennen und die TOPs oder auch die Sitzungsfrequenz anzupassen. Lernende Teams halten nicht an unbrauchbaren Strukturen fest, sondern ändern diese nach ihren Bedarfen.
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3. Fokussierte Moderation: Struktur reinbringen
Jede Teamsitzung braucht eine Sitzungsleitung, die für eine stringente Moderation sorgt. Die Moderation sorgt dafür, dass sich niemand verzettelt und alle zu Wort kommen.
- Lenken der Diskussion: Konzentration auf das Hauptthema – „Lass uns beim Thema bleiben„.
- Timeboxing: Zeitmanagement für jeden Tagesordnungspunkt – „Wir haben noch 5 Minuten für diesen Punkt“
- Unterbrechung bei Abschweifungen: Themen gezielt zurück auf den Punkt bringen. Bremsen, wenn nötig: „Diesen Punkt klären wir besser in einer kleineren Runde.“
- Herbeiführen klarer Entscheidungen: Einigung und Abschluss von Diskussionen, z.B. „Sind wir uns einig, dass wir es so machen?“
Praxis-Tipp:
Die Moderation kann durch die Leitungskraft erfolgen, muss es aber nicht. In manchen Teams, mit denen ich gearbeitet habe, hat die Teamleitung die Sitzungsleitung bewusst an eine andere Person, die über gute Moderations-Skills verfügt, delegiert. Das schafft geistige Kapazitäten zum Mitdiskutieren. (die Rahmensetzung verbleibt bei der Führungskraft)
4. Struktur durch Visualisierung
Gerade bei komplexen Themen hilft es, Inhalte bei Dienstbesprechungen mit visuellen Inhalten sichtbarer zu machen. Zum Beispiel durch Flipcharts, Whiteboards oder digitalen Tools wie PowerPoint oder spezielle Apps:
- Ergebnisse auf dem Flipchart protokollieren
- To-dos mit einem Kanban-Board sichtbar machen
- Stärken-Schwächen-Analyse auf einem Whiteboard
Praxis-Tipp:
Monologe, das Verlesen von Protokollen, Mahnungen und das passive Abarbeiten von Listen sind old school. Moderne DBs leben von einem strukturierten Miteinander.
Der immer wiederkehrende Ablauf einer Tagesordnung bleibt auf einem fest gestalteten Flip-Chart stehen.
5. Effiziente Protokollierung von Dienstbesprechungen: Ergebnisse festhalten
Lange Protokolle rauben Zeit und werden daher oft nicht gelesen. Gleichzeitig ist nichts frustrierender als Meetings ohne klare Ergebnisse. Deshalb: Am Ende jeder Besprechung knackig festhalten:
- Welche Entscheidung wurde getroffen?
- Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich?
- Bis wann wird sie erledigt?
Praxis-Tipp:
Ein kompaktes (!) Protokoll sorgt für Verbindlichkeit und erspart Missverständnisse.
Bonus: Teamorientiert und effizient Entscheidungen treffen – mit der Widerstandsanalyse
Ein einfaches und gleichzeitig wirkungsvolles Instrument zur demokratischen Entscheidungsfindung ist die Widerstandsanalyse. Sie funktioniert so:
Es wird offen ins Team gefragt:
„Bitte zeigt mir per Finger auf, wie hoch euer Widerstand gegen diese Maßnahme ist.“:
1 = Sehr gering, ich bin einverstanden.
5 = Sehr hoch, das gefährdet unsere Arbeit.
Anschließend wird reihum nach den Gründen gefragt. Alle Bedenken und Einwände werden gehört und dokumentiert. Besonders wichtige Punkte werden in der nächsten Dienstbesprechung wieder aufgegriffen.
Das hat zwei große Vorteile:
✅ Das Team fühlt sich ernst genommen und beteiligt.
✅ Mögliche Risiken oder blinde Flecken kommen früh auf den Tisch – bevor Vorhaben später scheitern.
(Quelle: Oestereich,B., Agile Organisationsentwicklung, 2019)
Bonus: Tägliche Abstimmung – mit dem Huddle
Ein Huddle ist ein kurzes, interdisziplinäres Steh-Meeting – meistens zu Beginn des Tages oder einer Schicht.
Er stammt ursprünglich aus dem Sport („Wir stecken kurz die Köpfe zusammen“), wird aber z. B. in Kliniken, Pflegeheimen und Praxen sehr erfolgreich eingesetzt.
Warum der Huddle so gut funktioniert:
✅ Schnell (5–15 Minuten)
✅ Keine Technik notwendig
✅ Alle wissen, was heute wichtig ist
✅ Fördert Teamgefühl und Präsenz der Führungskraft
Typischer Ablauf eines Huddles:
Begrüßung & Ziel des Tages
„Guten Morgen, wir schauen kurz, was heute für alle wichtig ist.“
Kurze Updates oder wichtige Hinweise
➜ Wer fehlt?
➜ Gibt es Besonderheiten bei Patienten?
➜ Was hat Priorität?
3️⃣ Runde durchs Team
➜ „Braucht heute jemand Unterstützung?“
4️⃣ Positiver Abschluss
➜ „Gibt es etwas, worauf wir heute besonders achten wollen?“
Siehe hierzu:
https://www.leanhealth.ch/transformation/what/tool.php?ID=15
Führungskräfteentwicklung
Wir stehen neben Ihnen, wenn Ihre Mitarbeiter neben sich stehen. Für einen empathischen Führungsstil, der Leitplanken definiert und Orientierung in einer agilen, sich schnell verändernden Arbeitswelt bietet.
Fazit: Strukturierte Dienstbesprechungen steigern die Produktivität
Eine durchdachte Struktur, klare Moderation und eine gute Vorbereitung verwandeln ineffektive Teamsitzungen in zielführende Dienstbesprechungen. So werden Zeit gespart, die Zusammenarbeit verbessert und Entscheidungsprozesse optimiert.
